Le comité exécutif est l'équipe composée par les exécutant-e-s élu-e-s de l'Association. Son rôle est avant tout d'exécuter les mandats que l'Assemblée générale ainsi que le Conseil inter-programme lui ont confiés.
Le comité exécutif est également responsable de la préparation du budget, des orientations politiques ainsi que du plan d'action de l'AFESPED, qu'il propose à l'assemblée générale.
Ci dessous, la section complète sur le Comité exécutif (Statuts et règlements, Section III.).
Format : article : description.
A) Pouvoirs du Comité exécutif
49. [Rôle] : Le Comité exécutif exécute les mandats qui lui sont confiés par l’Assemblée générale. Il relève directement de l’Assemblée générale.
50. [Fonctions] : le Comité exécutif peut être saisi de toute affaire courante relative à la corporation, à la gestion de ses affaires et aux services que celle-ci dispense. À ce titre, il peut notamment :
a) Soumettre à toute instance toute question qu’il juge pertinente.
b) Adopter le procès-verbal du Comité exécutif précédent.
c) Autoriser toute dépense en conformité avec les limites budgétaires.
d) Il doit, dans les limites prévues par le présent règlement, mettre tout en œuvre pour arriver à la réalisation des objectifs du plan d’action annuel.
e) Dois transmettre toute information relative aux objectifs de l’association aux membres.
f) Préparer et tenir à la disposition des membres un bilan financier annuel. Celui-ci devra être produit et déposé au cours de la session d’automne.
g) Les membres du Comité exécutif devront produire un rapport de mandat, comprenant une synthèse des activités entreprises et poursuivies. Ce rapport devra être produit et déposé d’ici à la fin de leur mandat,
h) Le comité exécutif est responsable de la transmission des informations pertinentes concernant les services offerts par l’Association, dont notamment les assurances collectives (le cas échéant), les subventions (le cas échéant), la tenue des Assemblées générales, le traitement des plaintes et griefs académiques ou administratifs.
i) Ratifier tout contrat et de tout autre acte susceptible de lier l’association facultaire;
j) Procéder à toute embauche dont le mandat a été donné en Assemblée générale ou en son sein;
k) Procéder au congédiement des employées et employés de l’Association;
51. [Pouvoir décisionnel] Le Comité exécutif peut adopter toute résolution relative aux affaires courantes de l’Association, que ces affaires soient de nature politique ou administrative. Il peut donc s’exprimer au nom de l’Association tant que cette prise de position respecte les Statuts et règlements, les politiques, les mandats, les orientations et les objectifs de cette dernière. À moins d’une disposition contraire et dans les limites des pouvoirs du Comité exécutif, toute résolution adoptée en vertu du présent article est effective dès son adoption.
52. [Prévisions budgétaires et bilan financier] Le Comité exécutif doit entériner les prévisions budgétaires de l’année en cours avant de les soumettre à l’Assemblée générale; ainsi que le bilan financier de l’année précédente avant qu’ils ne fassent l’objet d’un entérinement en Assemblée générale.
53. [Gestion des finances] : sauf mention inverse expressément éditée dans les présents Statuts et règlements, la gestion des finances de l’Association relève exclusivement du Comité exécutif. Cette gestion comporte les missions suivantes (non exhaustives)
a) Le comité exécutif doit assurer un retour d’information vers les membres des revenus divers de l’Association ainsi que de ses dépenses. Le comité exécutif est responsable de l’élaboration du budget et des prévisions budgétaires;
b) Le comité exécutif est également responsable de la fixation des montants pour les subventions récurrentes accordées par l’Association. Pour se faire, le comité exécutif doit :
i) Contacter les divers groupes ciblés et leur demander de fournir les documents suivant :
§ un rapport d’activité pour l’année échue,
§ un budget pour l’année à venir,
§ des états financiers pour l’année échue,
§ une liste d’activités prévue pour l’année à venir.
ii) Selon son bon jugement, comité exécutif peut décider d’accorder, de maintenir ou de retirer une subvention récurrente à un groupe. Dans tous les cas, la décision doit être motivée par des motifs sérieux et doit être communiquée au groupe en question par courrier.
iii) L’exécutif est également responsable de fournir des explications sur ses choix à l’assemblée générale. Cette dernière peut, par ailleurs, toujours infirmer les décisions de l’exécutif sur cette question.
c) Le comité exécutif est responsable des dépenses courantes de l’Association. Le pouvoir de dépenser du comité exécutif doit rester dans les limites fixées par le budget entériné par l’Assemblée générale. En cas de dépassement de ces budgets afin de couvrir des dépenses réelles (en opposition aux dépenses projetées) et nécessaires, le comité exécutif est responsable de fournir les explications à l’Assemblée.
54. [Diffusion de l’information] Le Comité exécutif veille à ce que toute information susceptible d’intéresser les membres soit diffusée.
55. [Procès-verbaux] Le Comité exécutif entérine les procès-verbaux de ses précédentes réunions et les procès-verbaux du Comité exécutif sont disponibles au siège social.
56. [Nominations aux instances] : en premier lieu, le Comité exécutif nomme parmi ses officiers et officières les délégué-e-s étudiants-es qui siègent aux instances de l’Université. L’Assemblée générale se prononce sur les sièges qui demeurent vacants.
57. [Recommandations] Le Comité exécutif a le devoir de soulever toute question et émettre des recommandations lorsqu’il le juge pertinent.
58. [Délégation] : les officiers-ères peuvent déléguer certaines de leurs responsabilités à l’attaché-e à l’exécutif ou à un comité que l’exécutif crée ou qui existait déjà. Le cas échéant, l’officier ou officière se doit d’assurer un suivi des tâches et des activités qui en découlent. À noter que les officiers et officières ne peuvent déléguer que des responsabilités de nature essentiellement administratives; ils ou elles ne peuvent se substituer à leur rôle de représentation politique qui leur est exclusif. La décision finale relative aux tâches et aux activités accomplies en vertu d’une délégation des responsabilités des officiers et officières relève de l’ensemble du Comité exécutif.
B) Composition du Comité exécutif
59. [Composition] : Le comité exécutif est composé de huit (8) officiers, officières dont les postes sont décrits dans les présents Statuts et règlements généraux.
60. [Postes] : Les postes sont un coordonnateur général ou une coordonnatrice générale, un secrétaire général ou une secrétaire générale, un coordonnateur aux affaires internes ou une coordonnatrice aux affaires internes, un coordonnateur aux affaires externes ou une coordonnatrice aux affaires externes, un coordonnateur aux finances ou une coordonnatrice aux finances, un coordonnateur aux affaires académiques ou une coordonnatrice aux affaires académiques, un coordonnateur à l’information et aux communications ou une coordonnatrice à l’information et aux communications et un coordonnateur aux affaires socio-culturelles ou une coordonnatrice aux affaires socio-culturelles,
61. [Coordonnateur général, coordonnatrice générale] : Le coordonnateur général, la coordonnatrice générale possède les attributions suivantes :
a) Représente officiellement l’association facultaire. Toutefois, il, elle peut déléguer son pouvoir de représentation à tout autre officier ou officière;
b) Coordonne le travail des officiers et officières de l’association facultaire ;
c) Préside d’office les réunions du Comité exécutif;
d) Rends tout document, en respect des présents Statuts et règlements généraux, officiel par sa signature;
e) Élabore ou participe à l’élaboration des orientations de l’association facultaire;
f) Assure la préparation des plans d’action à court et long terme du Comité exécutif;
g) Participer aux réunions interfacultaires et entretenir des liens avec les exécutifs des autres associations facultaires de l’UQAM.
62. [Secrétaire général, Secrétaire générale] : Le secrétariat général est composé notamment des attributions suivantes :
a) Est responsable de l’organisation de l’association facultaire;
b) Veille à ce que toutes les exigences de la loi et des textes réglementaires de la corporation soient respectées;
c) Gère les ressources humaines de l’association facultaire s’il y a lieu ;
d) Est responsable de la convocation des instances de l’association facultaire ainsi que leur organisation;
e) Responsable du suivi des décisions du comité exécutif, du conseil inter-programmes et de l’Assemblée générale;
f) Assiste le coordonnateur général, la coordonnatrice générale dans la coordination du travail des officiers et officières de l’association facultaire;
g) A la garde des archives de l’association facultaire.
63. [Coordonnateur aux finances, coordinatrice aux finances] : la fonction du coordonnateur aux finances ou de la coordinatrice aux finances est composée notamment des attributions suivantes :
a) Charge et garde des fonds de l’association facultaire et des livres de comptabilité, ainsi que des livres et registres fiscaux prévus par la loi;
b) Prépare et gère les budgets, prépare les bilans et met en œuvre tous les moyens possibles afin d’assurer le financement de l’association facultaire,
c) Mettre sur pied et voir au bon fonctionnement des services de l’association;
d) Est le, la signataire obligatoire d’office sauf dans le cas où le poste est vacant; alors le coordonnateur général ou la coordonnatrice générale devient signataire obligatoire;
e) Effectue les dépôts bancaires en collaboration avec l’attachée ou l’attaché à l’exécutif.
64. [Coordonnateur aux affaires académiques, coordonnatrice aux affaires académiques] : La fonction de coordonnateur aux affaires académiques ou coordonnatrice aux affaires académiques est composée notamment des attributions suivantes :
a) Est responsable d’assurer la coordination des étudiants et étudiantes siégeant sur les instances académiques de l’Université;
b) assure le développement du discours, des positions et des dossiers académiques;
c) assure la continuité dans les dossiers d’ordre académique.
65. [Coordonnateur aux affaires externes, coordonnatrice aux affaires externes] : La fonction du coordonnateur aux affaires externes ou de coordonnatrice aux affaires externes est composée notamment des attributions suivantes :
a) Fait le lien entre l’association et des autres associations étudiantes du Québec;
b) fait le lien entre d’autres regroupements extérieurs en lien avec les objectifs de l’association.
66. [Coordonnateur à l’information et aux communications, coordonnatrice aux communications et à l’information] : La fonction du coordonnateur aux communications et à l’information ou de la coordonnatrice aux communications et à l’information est composée notamment des attributions suivantes :
a) Fait la promotion de l’association facultaire de ses activités et services;
b) assure la communication entre le comité exécutif de l’association facultaire et les membres;
c) Entretien des liens avec les médias uqamiens et externes et aide le coordonnateur général ou la coordinatrice générale dans ses fonctions de représentation auprès de ces médias.
67. [Coordonnateur aux affaires internes, coordonnatrice aux affaires internes] : La fonction du coordonnateur aux affaires internes ou de la coordonnatrice aux affaires internes est composée notamment des attributions suivantes :
a) Fait le lien entre l’association et les autres associations de la Faculté et de l’UQAM;
b) Fait le lien entre d’autres regroupements de l’UQAM en lien avec les objectifs de l’association.
68. [Coordonnateur aux affaires socio-culturelles, coordonnatrice aux affaires socio-culturelles] : La fonction du coordonnateur aux affaires socio-culturelles ou de la coordonnatrice aux affaires socio-culturelles est composée notamment des attributions suivantes :
a) Organiser des événements sociaux et culturels tels que des conférences, des tables de discussion, des rassemblements de mobilisation, des activités sociales (tels que des « partys » ou des « 5 à 7 »);
b) Veiller à l’existence d’une vie étudiante et culturelle au sein de l’AFESPED.
C) Fonctionnement du Comité exécutif
69. [Convocation réunion spéciale] : Une réunion spéciale doit être convoquée par le secrétaire général ou la secrétaire générale, sur résolution du Comité exécutif ou par la demande écrite d’au moins un-e (1) officier ou officière, la demande doit inclure objet précis de la réunion spéciale
70. [Résolutions] : toutes les résolutions sont inscrites au procès-verbal de la réunion où elles ont été adoptées.
71. [Animation et secrétariat] : le coordonnateur général ou la coordonnatrice générale assure la présidence des réunions du comité exécutif; le secrétaire général ou la secrétaire générale assure la prise du procès-verbal de la réunion du comité exécutif. Advenant l’absence d’un ou d’une des deux membres ou des deux membres, les membres du comité exécutif peuvent déléguer ces tâches à qui ils le souhaitent.
72. [Droit de parole et de vote] : Chaque membre du comité exécutif à droit de parole et à un droit de vote.
73. [Quorum] : Le quorum du comité exécutif est de 50% +1 des membres en fonction du Comité exécutif.
74. [Observateur, observatrice] : tout membre peut s’exprimer devant le Comité exécutif s’il ou elle en formule la demande [se référer au Code de procédures].
D) Élection ou destitution au sein du Comité exécutif
75. [Élection] : Les officiers et officières sont élu-e-s au suffrage universel et dans le respect de la section VI des présents Statuts et règlements. Un officier, une officière ne peut représenter les associations de programmes sur les instances de l’UQAM ou en être des officiers, officières.
76. [Qualité de membre] : Tout officier ou toute officière perdant sa qualité de membre est destitué-e de son poste. Tout officier ou toute officière devenant ou étant membre d’un exécutif d’une association de programme est destitué d’office de son poste à l’AFESPED.
77. [Destitution] : Tout officier ou officière peut être destitué-e par le Comité inter-programmes lorsqu’il, elle s’absente à au moins trois (3) séances consécutives du comité exécutif sans motifs raisonnables. En tout temps, l’Assemblée générale peut procéder à la destitution d’un exécutant ou d’une exécutante.
78. [Élections par intérim] : un membre peut être nommé par intérim par le Comité inter-programmes advenant qu’un poste soit ouvert. Le candidat ou la candidate doit faire parvenir une lettre de candidature. Advenant qu’il y ait plus d’une candidature pour un poste ouvert par intérim, l’Assemblée générale tranche entre les candidat-e-s.
79. [Mandat] : La durée du mandat des officiers et officière est d’un an soit du premier mai au 30 avril.
80. [Administrateur, administratrice] : lorsqu’un ou une membre est élue- officier ou officière, il ou elle acquiert la qualité d’administrateur ou d’administratrice de l’Association. S’il ou elle perd sa qualité d’officier ou d’officière il ou elle perd également sa qualité d’administrateur ou d’administratrice.
