Politique de subvention

Sommaire :

  • À qui s’addresse cette politique?
  • Mon projet est-il admissible?
  • Y-a-t-il des restrictions?
  • Comment déposer une demande et dans quels délais?
  • Qui se chargera de l’évaluation de ma demande?
  • Quel est le montant maximal accordé?
  • Est-ce que je recevrai ma subvention en un seul versement?
  • Qu’est-ce qu’une subvention recurrente?
  • Documents et formulaires

À QUI S’ADRESSE CETTE POLITIQUE?

Cette politique s’adresse en premier lieu aux étudiants-es de la Faculté de science politique et de droit de l’UQAM. Le statut de membre d’une personne n’est toutefois pas obligatoire pour soumettre une demande de subvention.

Il est entendu que la présente politique est le moyen par lequel l’AFESPED octroie du financement pour la réalisation de projets, activités ou autres, de l’initiative de ses membres ou de toute autre personne qui formule une demande de subvention.

Sont traités en priorité les projets issus de l’initiative d’un-e membre de l’AFESPED.

MON PROJET EST-IL ADMISSIBLE?

Cette politique de subvention vise à encourager, par un soutien financier et logistique, les initiatives ayant une vocation sociale, politique ou environnementale.

Sont fortement encouragés les projets complémentaires à la formation académique des étudiants-es en science politique et droit, mais qui ne s’inscrivent toutefois pas dans le cadre d’un cours ou d’une activité créditée ou sujette à des évaluations académiques.

Y A-T-IL DES RESTRICTIONS?

Ne seront PAS subventionnés :

  • Les projets qui véhiculent, organisent une activité, etc. qui sont contraires aux mandats et positions de l’AFESPED;
  • Les projets qui s’inscrivent dans le cadre d’un cours ou d’une activité créditée ou sujette à des évaluations académiques;
  • Les projets mis en œuvre par les groupes agréés ou d’envergure de l’UQAM, ces groupes bénéficiant déjà d’un financement pour leurs activités;
  • Les projets qui ont déjà reçu une subvention de la part de l’AFESPED : un même projet ne peut recevoir plus d’une subvention au cours d’une même année (se référer à l’année financière prévue à la Charte de l’AFESPED);
  • Les projets où un-e ou des membres de son organisation n’auraient pas remis de bilan financier pour une précédente édition de ce projet ou pour un autre projet subventionné par l’AFESPED.
  • Les demandes visant exclusivement l’achat de boissons alcoolisées, le Comité intermodulaire ayant la responsabilité de déterminer la somme acceptable octroyée à ce type de dépenses.

Les dépenses suivantes ne sont PAS admissibles :

  • Le versement d’honoraires à l’intention des organisateurs-trices du projet, à des employés-es ou à des contractants-es. Toutefois, les honoraires attribuables à l’exploitation d’une salle ou d’un lieu (aux fins du déroulement du projet) sont remboursables, notamment les honoraires des employés-es présents-es sur place;
  • L’achat d’équipements qui demeureront la propriété des organisateurs-trices et/ou des participants-es après le déroulement du projet, notamment (cette liste n’est pas exhaustive) des outils, d’équipements informatiques tels que des projecteurs, des logiciels, des disques rigides et des ordinateurs;
  • Les coûts liés à l’hébergement, aux déplacements et aux repas des organisateurs-trices et des participants-es du projet. Sont toutefois admissibles les coûts liés à la participation de conférenciers, de conférencières et d’intervenants-es invités-es. Dans ce dernier cas, il est de la responsabilité du Comité intermodulaire de juger de la pertinence des dépenses encourues et le cas échéant, de leur remboursement;

Il est fortement recommandé que l’AFESPED ne soit pas le seul organisme approché pour une subvention.

JE DÉSIRE DÉPOSER UNE DEMANDE DE SUBVENTION. COMMENT FAIRE?

Vous devez remplir le formulaire de demande de subvention, disponible en ligne ou sur demande auprès de l’AFESPED.

Le formulaire de demande de subvention doit être reçu électroniquement (par courriel). Le formulaire est obligatoire. Le formulaire ne peut pas être accompagné d’annexes. Seul le formulaire dument rempli sera évalué. Aucune copie imprimée n’est acceptée.

Il n’y aucune période allouée à la réception des demandes. Elles peuvent être acheminées en tout temps, hormis au cours de la période estivale (mai à aout inclusivement).

Prenez soin de remplir toutes les sections du formulaire.

QUI SE CHARGERA DE L’ÉVALUATION DE MON PROJET?

Toutes les demandes reçues sont acheminées au Conseil intermodulaire (CIM). La personne occupant le poste d’adjoint-e ou d’attaché-e à l’exécutif participe également à l’évaluation des demandes, mais seulement à titre de secrétaire, en prévision de l’acheminement et du suivi de l’octroi des subventions. Il est entendu que le Comité intermodulaire se réunisse à chaque mois, de septembre à avril, notamment pour évaluer les demandes de subvention. Toutefois, aucune subvention ne peut être accordée avant le 15 octobre pour la session d’automne et avant le 15 février pour la session d’hiver. Les décisions du CIM sont définitives et sans possibilité d’appel.

Pour éviter toute apparence de conflits d’intérêts, si un-e des membres du Conseil intermodulaire (CIM) est impliqué-e dans un projet, à titre d’organisateur-trice ou de participant-e, il ou elle s’abstient et quitte la réunion lors de l’évaluation de ce projet.

QUEL EST LE MONTANT MAXIMAL ACCORDÉ POUR UNE SUBVENTION?

Le montant total versé en subvention pour un trimestre, pour l’ensemble des demandes acceptées, ne peut dépasser 50% de l’enveloppe allouée aux subventions, enveloppe déterminée lors de l’adoption du budget de l’AFESPED.

Le montant d’une subvention est déterminé en fonction des besoins financiers d’un projet, en considérant les dépenses prévues et les revenus anticipés. Ceci étant dit, le Comité intermodulaire a pour priorité le financement du plus grand nombre de projets possibles, ce qui pourrait entrainer l’octroi d’une subvention d’un montant moins important que celui demandé pour votre projet.

Le montant de référence (à titre indicatif) pour une subvention est de 1000$.

Sous réserve de l’approbation du Comité exécutif de l’AFESPED, il est possible d’outrepasser la limite imposée par le budget. Le cas échéant, la décision rendue en ce sens est dûment consignée dans un procès-verbal. La justification d’une telle mesure passerait notamment par un nombre inattendu de demandes de subvention et/ou des sommes impliquées et par un souhait de ne pas pénaliser la réalisation des initiatives qui font l’objet de demandes de subvention.

EST-CE QUE JE RECEVRAI MA SUBVENTION EN UN SEUL VERSEMENT?

Une subvention accordée est remise en deux (2) versements. Le premier versement est remis dès l’acceptation du projet et il est à la hauteur du 2/3 du montant octroyé. Le dernier 1/3 de la subvention est versé dès lors que le bilan financier du projet est accepté par le ou la responsable des finances. Un formulaire, intitulé bilan financier qui fait suite à une subvention, est prévu à cet effet.

Le bilan doit être reçu en main propre au plus tard six (6) mois suivant l’octroi de la subvention. Si le bilan n’est pas reçu dans les délais prescrits, le deuxième versement de la subvention est annulé.

Le bilan financier qui fait suite à une subvention doit être accompagné :

1)       De la photocopie des factures et des reçus de votre projet, sur lesquels vous indiquerez ou soulignerez clairement les dépenses qui justifient votre subvention;

2)       Des factures et des reçus originaux de votre projet que vous présenterez lors du dépôt de votre bilan. Ceux-ci ne seront pas conservés par l’AFESPED et vous seront donc remis.

En dernier lieu, et en vertu de la présente politique, s’il advenait que les dépenses inscrites au bilan ne reflètent pas les prévisions budgétaires (fournies lors de la demande de subvention), et ce, sans justifications valables, ou que les dépenses ne soient pas jugées admissibles, ou encore que votre projet dégage un profit, l’AFESPED pourrait exercer son droit d’annuler ou même d’exiger un remboursement de la subvention qui vous a été octroyée.

QU’EST-CE QU’UNE SUBVENTION RÉCURRENTE?

Certains projets étudiants ont acquis avec les années le statut de « subvention récurrente ». Ce statut permet un financement direct via le budget de l’association.

Le Comité intermodulaire peut recommander l’obtention du statut “récurrent” à un projet lors de l’évaluation des demandes régulières. Le cas échéant, le Comité intermodulaire informe le Comité exécutif de sa décision. Le Comité exécutif approuve ou rejette la décision, et, en cas d’approbation, assure la liaison avec l’organisme concerné. Le projet pourra ainsi déposer les pièces justificatives relatives à son statut avant l’adoption du budget en assemblée générale.

Cependant, ce statut n’offre en aucun cas une subvention automatique. En effet, les organismes et projets étudiants doivent soumettre à chaque année plusieurs documents dont voici une liste non-exhaustive :

  • Un bilan des activités tenues par l’organisme;
  • Un bilan financier pour l’année échue;
  • Une prévision budgétaire décrivant les postes budgétaires du projet ainsi que les sources et besoins de financement;
  • Tout autre document jugé pertinent par le Comité exécutif.

Cette démarche doit être accomplie par ces organismes dans des délais raisonnables avant la rentrée.

Documents et formulaires

Vous devez télécharger le formulaire, l’enregistrer sur votre poste de travail et, une fois rempli, l’envoyer en pièce jointe à l’adresse afes...@uqam.ca. L’utilisation d’adobe reader pour compléter les formulaires est fortement recommandée. Ce logiciel est gratuit.
Si vous éprouvez des problèmes à remplir l’un des formulaires n’hésitez pas à contacter l’attaché-e à l’exécutif.