Les subventions de l’AFESPED
Sommaire :
- Des projets tournés vers le succès
- La procédure
- Avenir des projets
- Subventions récurrentes
- Dates et conditions générales
- Documents et formulaires
Des projets tournés vers le succès
Les finances de notre association, tout comme son programme de subventions aux projets étudiants, sont soumis à la rigueur et à la transparence. La gestion des projets est exemplaire à plusieurs égards. Éthique, démocratique, équitable et responsable, le processus d’attribution de cette part du budget de l’association est tourné vers l’accomplissement des initiatives étudiantes et leurs succès.
L’Afesped dispose judicieusement des fonds étudiants. La Politique de subvention est régulièrement amendée et perfectionnée. Elle fait souvent l’objet de chauds débats dans nos instances et ultimement, seule l’assemblée générale peut la modifier.
La procédure
La procédure vise l’accompagnement du projet jusqu’à sa réalisation et en prévoit la suite. Le/la « permanent-e » accueille les demandes. Il/elle est chargé-e de voir à la conformité du projet et suggérer des améliorations pour favoriser son adoption. Le processus est piloté par le/la responsable aux Finances de l’AFESPED.
Les représentant-e-s des associations modulaires et l’exécutif de l’AFESPED se réunissent en Conseil inter-programme (CIP) et examinent en détail tous les projets et décider des sommes à allouer. Chaque membre est soumis à un Code d’éthique pour éviter tout conflit d’intérêt. Les projets retenus sont ensuite publicisés.
Une Convention couvre des aspects légaux qui protègent les droits des parties et énoncent des responsabilités. Une fois signée, un chèque représentant 85% de la somme accordée est remis. Le solde (15%) sera versé lors de la remise du rapport d’activité, s’il est conforme à l’entente. Des formulaires sont à faire signer au moment de la remise des chèques (2 formulaire différents selon que la subvention est inférieure ou supérieure à 200$ ).
Les projets doivent couvrir un éventail de domaines où, notamment, la science politique et le droit se conjuguent le plus possible.
L’avantage de l’examen facultaire des projets et de l’octroi de fonds, est le partage des expériences et la transparence. La soumission des projets est un processus qui permet aux étudiant-es de le perfectionner.
Ce dynamisme et cette expertise étudiante renforcent la qualité des études à court et à
long terme, tant les projets étudiants ont un impact sur la vie universitaire.
Avenir des projets
S’il y a un effort de publicité pour encourager les étudiant-es des cycles supérieurs à demander de l’aide financière pour leur communications à des colloques, la croissance générale du volet « subventions » n’a pas été celle attendue ces dernières années. À plusieurs reprises, les budgets n’ont pas été dépensés entièrement.
Il serait intéressant de tâcher de mieux publiciser les demandes de subvention à l’avenir.
Subventions récurrentes
Certains projets étudiants ont acquis avec les années le statut de « subvention récurrente ». Ce statut leur offre des facilités pour l’obtention de budgets de la part de l’AFESPED. Le statut est acquis par reconnaissance de la pertinence des projets par le CIP ainsi que par l’exécutif.
Cependant, ce statut n’offre en aucun cas une subvention automatique. En effet, les organismes et projets étudiants sont encore soumis de soumettre à chaque année plusieurs documents dont voici une liste non-exhaustive :
- Un bilan des activités tenues par l’organisme,
- Un bilan financier pour l’année échue,
- Une prévision budgétaire décrivant les postes budgétaires du projet ainsi que les sources et besoins de financement.
Cette démarche doit être accomplie par ces organismes dans des délais raisonnables avant la rentrée afin de permettre à l’exécutif de faire le budget.
À cette fin, l’exécutif de l’AFESPED transmet des courriers aux organismes afin d’obtenir ces informations si ces organismes ne le font pas de leur propre chef. La procédure va comme suit :
- Un premier courrier est envoyé avec les détails de la demande de documents formulée par l’AFESPED,
- Un second courrier est envoyé en rappel dans un délai fixé par l’exécutif de l’AFESPED,
- Un dernier courrier fait mention de la coupe partielle ou totale du budget en cas de non-réception rapide des documents.
Par ailleurs, tout organisme ne répondant pas à ces critères pourrait se voir réduire ses subventions ou couper totalement. L’exécutif se réserve en effet le droit de procéder à des ajustements si tous les documents ne sont pas fournis.
Dates et conditions générales
Les dates limites pour les demandes de subventions sont les suivantes :
- Pour l’automne : 10 novembre,
- Pour l’hiver : 10 mars,
- Pour l’été : 10 juin, quand applicable.
Toute demande de subvention reçue après ces dates sera automatiquement rejetée.
De façon générale, seuls les projets non-crédités sont acceptés. Les projets doivent rejoindre un maximum d’étudiant-e-s.
